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8 principais dificuldades de quem quer se adequar ao eSocial

Saúde

Desde 2018 está liberado o acesso ao Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas (eSocial). Nova plataforma do governo que integrará o envio de informações dos trabalhadores brasileiros, assim como dados fiscais e previdenciários das corporações.

Gradualmente, todas as empresas deverão adotar a ferramenta. Para evitar transtornos, o envio está sendo realizado parcialmente, com datas específicas para cada grupo. Entretanto, mesmo com essa facilidade, muitas empresas estão relatando dificuldades para se adequar ao eSocial. Confira os principais desafios e se antecipe!

1 — Reunir informações atualizadas dos funcionários

Qualquer inconsistência no envio de informações ocasiona interrupções no portal do eSocial e a pessoa só consegue prosseguir após corrigir. Isso tem acontecido muito em casos de funcionários que trocam de novo após se casar, ou deixam de usar o nome de casado, assim como colaboradores que perdem documentos e emitem uma segunda via com número diferente.

2 — Possuir todas as informações exigidas

O eSocial é dividido em seis fases, cada um contemplando o envio de uma série de informações. Para empresas que não possuem um rigoroso controle de documentos e histórico de cada funcionário, incluindo aqueles que já foram demitidos, terá problemas para informar tudo o que a plataforma exige.

3 — Acompanhar as mudanças constantes do eSocial

Desde que foi divulgado o eSocial, o governo já realizou diversas alterações, seja nos prazos como nas exigências. O descumprimento de qualquer regra gera transtornos, por isso, é preciso estar a par de todas as mudanças em tempo real. Lembrando que muitas mudanças são de caráter técnico e exigem conhecimento aprofundado dos temas, como saúde dos trabalhadores, legislação, contabilidade, recursos humanos, etc.

4 — Criar um planejamento

Não é de hoje que o eSocial está sendo anunciado. Apesar de o prazo de testes que o governo liberou na plataforma, a maioria das empresas deixa para o último momento. Por não efetuar um planejamento interno, como adequações de softwares, pessoa responsável, atualização de cadastros e documentos, muitas empresas estão enfrentando problemas sérios para se adequar ao eSocial.

5 — Desconhecimento do eSocial

De acordo com um estudo realizado com a Sage Brasil, 66,3% das empresas consultadas desconheciam o novo sistema e somente 33% sabiam sobre as fases de prestação de informações.

6 — Mudança da cultural empresarial

É preciso entender que, agora, a fiscalização das leis trabalhistas e fiscais será muito mais rigorosa, acontecendo em tempo real. Cada alteração deve ser comunicada imediatamente, como acidentes de trabalho, por exemplo, e, algumas, como contratação, antes do funcionário começar a trabalhar. Isso exige uma nova mentalidade das empresas, mudando a cultura do “depois a gente faz isso”.

7 — Centralização das informações

Um dos principais objetivos do novo sistema é otimizar o repasse de informações, unificando as mesmas. Portanto, as empresas precisarão centralizar informações dos funcionários, o que na maioria das vezes não acontece em empresas muito departamentalizadas.

8 – Ter um bom profissional de RH

É indiscutível que o departamento de Recursos Humanos é a área mais impactada pelo eSocial. Muito mais do que dominar completamente a ferramenta e ter noções de contabilidade, o RH precisa coordenar toda a mudança da empresa, levantar documentos, atualizar informações, prestar esclarecimentos aos funcionários e gerências, etc. Infelizmente, poucas empresas podem contar com um profissional assim.

Não corra riscos na sua empresa, entre em contato com os nossos especialistas e peça ajuda para se adequar ao eSocial!